Q. 거래처가 같은 청구서를 두 번 보내면 중복 지급을 어떻게 막나요?

답변 3

• q

  qeasdasdqweqe한영회계법인

  코부장 ∙ 채택률 88%

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  접수 경로와 무관하게 청구서를 한 대장에 모으고 거래처·청구번호·날짜·금액을 조합해 중복 후보를 표시하세요. 번호가 바뀐 수정본은 원본 번호와 연결하고 기존 건을 대체·취소 상태로 바꿔 동시에 지급되지 않게 합니다. 승인 전 발주·검수·청구·기지급 내역을 맞추고 부분 지급이면 누계와 남은 잔액을 확인하세요. 지급 완료 건은 이체 증빙과 처리일을 잠금 상태로 남기고 예외 해제는 검토받으세요. 실수를 예방하는 관리 습관을 응원합니다!

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• 라

  라면두개가능한영회계법인

  코이사 ∙ 채택률 99%

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  멘티님, 거래처 코드·청구번호·금액·거래일에 발주·검수 번호까지 연결해 중복을 확인하세요. 번호가 달라도 같은 납품이나 용역에 대한 청구인지 기지급 내역과 함께 대조해야 합니다. 수정본은 원본과 연결하고 대체·취소 여부를 표시해 하나의 유효 청구만 지급 대상으로 남기세요. 승인 직전에 기지급·지급 대기 목록을 다시 확인하고 증빙과 승인 기록을 남기면 이중 지급을 줄일 수 있습니다. 응원합니다!

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  취뽀도우미입니다삼성SDS

  코상무 ∙ 채택률 97%

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  거래처가 이메일과 별도 시스템 등 다양한 경로로 청구서를 보내거나 수정본을 발행할 때 중복 지급을 막기 위해서는 명확한 기준을 바탕으로 한 삼면 대조 프로세스가 필요합니다. 우선 청구서 번호가 달라도 거래처 사업자등록번호, 발주서 번호, 계약 건명, 거래 일자 및 금액을 기준으로 기존 접수 건과 대조해야 합니다. 특히 시스템 자동 접수 건과 담당자 이메일 수신 건을 통합 관리하는 대장을 운영하여 동일한 건이 중복 등록되는 것을 원천적으로 차단하는 것이 중요합니다. 청구서가 수정되어 재발행된 경우에는 기존 원본을 반려하거나 삭제 처리하는 대신, 시스템상에서 원본 청구서와 수정본을 상호 연결하여 이력을 추적할 수 있도록 메모나 상태값을 남겨야 합니다. 예를 들어 원본 문서에 수정본의 접수 번호를 링크하거나, 수정 사유와 변경된 금액 차이를 적어두면 향후 감사나 회계 정산 시 명확한 근거로 활용할 수 있습니다. 최종 지급 승인 전에는 구매 부서의 발주서, 창고나 현장의 검수조서, 그리고 회계 시스템의 기지급 내역을 반드시 삼중으로 대조해야 합니다. 해당 물품이나 용역이 실제로 입고 또는 완료되어 검수가 완료되었는지 확인하고, 기지급된 선급금이나 분할 지급 내역이 있는지 시스템 상에서 최종 검증한 후에야 지급 결재가 최종 승인되도록 통제 절차를 마련하는 것이 가장 안전합니다.

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